Un buen manual de “compliance” debe explicar la forma de cumplirlo
Un programa de “compliance” no debe limitarse a enumerar las obligaciones que una empresa debe cumplir. Para Roberto Mella Cohn, un buen manual debe establecer cómo se aplicarán esas medidas, quién será responsable, cuándo deberán ejecutarse, con qué información y qué evidencia deberá conservarse.
El socio fundador de Risk Management and Compliance Consulting explicó a elDinero, durante el XXIX Congreso Internacional de Finanzas y Auditoría (CIFA) y el XXIV Seminario Latinoamericano de Contadores y Auditores (Selatca), que las empresas pueden comenzar con documentos genéricos o prediseñados. El problema aparece cuando esos documentos permanecen sin adaptarse a la realidad y los riesgos del negocio.
“El verdadero problema no es necesariamente cómo comienzan, sino si permanecen así para siempre”, sostuvo. Mella Cohn consideró que un programa de cumplimiento debe evolucionar con la experiencia y el conocimiento que la organización adquiere sobre sus propias operaciones. Esto implica que el manual deje de ser un documento general para convertirse en una herramienta que pueda aplicarse a las situaciones concretas que enfrenta la empresa.
En ese sentido, señaló que un manual adecuado no puede limitarse a establecer qué debe hacerse. También debe precisar cómo se ejecutará cada medida, quién tendrá la responsabilidad, en qué momento deberá actuar, qué información tendrá que revisar y cuál será la evidencia que deberá conservarse.
La diferencia, explicó, está entre cumplir con la existencia formal de un documento y contar con un programa que pueda demostrar cómo se gestionan los riesgos de la organización.
El especialista también reconoció que las empresas pueden ejercer presión para reducir al mínimo las exigencias de estos programas. Cuando ese es el punto de partida, agregó, el resultado suele ser un documento general. Sin embargo, el reto está en que ese documento se transforme posteriormente en un programa ajustado a las características y riesgos de la empresa.
Para Mella Cohn, la gestión de cumplimiento no debe entenderse como un ejercicio exclusivamente documental. La utilidad del programa depende de que las medidas establecidas puedan ejecutarse y de que la empresa pueda dejar constancia de las acciones realizadas.
Este proceso adquiere particular importancia para los sujetos obligados no financieros, que deben identificar y gestionar sus riesgos de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y cumplir con las obligaciones de prevención establecidas en la normativa.
